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2019年3月 2日 (土)

FAXのデータ総合管理システム導入

 
気が付けば、もう春の兆しが見えてきました。
 
今年の福岡地方は、暖冬でしたね。
 
桜の木は、所々、この陽気に騙されて少し開花してしまった木もチラホラあります。
 
これだけ暖かいと、暖房費も少なくて済みます。
 
灯油の売れ行きも少なかったでしょうね。
 
 
さて、年末から、FAXのファイルデータ管理システムに取り組んでいました。
 
FAXは、受信するとペーパーに印刷されますが、それとは別にファイルデータとして、
一旦、複合コピー&FAX機のHDDに保存されます。
 
それらのファイルを今まで手作業で得意先別、分類別(見積もり、注文、図面など)に分けていました。
 
これは、とても大変な作業です。
 
得意先、仕入れ先、その他を合わせると、500以上のフォルダへと仕分けをしなければなりません。
 
こうした作業を自動化出来ないかと検討しました。
 
複合コピー&FAX機には、簡易的なソフトが付いているので、それを使おうとしましたが、後で色々と不便なことがわかりました。
 
例えば、同じ得意先でも複数のFAX機があるところからFAXが送られてくると、識別できないのです。他にも不都合な点がありました。
 
そこで、ゼロックスの振り分け専用のソフトを導入したのですが、どういうわけか?メーカーの技術者が来てやってもインストールがどのパソコンでもうまく行かないのです。
 
原因は不明です。Windows7のPROのOSなのですが、うまく行きませんでした。そこで、OSをリカバリーしてインストールすると出来たのです。
 
どうも、PCの環境に問題があるようです。たとえばOSの更新とか・・・原因は不明でしたが、なんとか使えるようになりました。
 
 
運用は、新しいフォルダを事前に作ってそのパスを設定してそれらを登録することで、入って来たFAXデータを自動で振り分けしてくれます。
 
ただし、細かい分類までは出来ません。そこは、あとは手動で処理することになります。
 
何故かと言うと、FAXデータがなんの種類のデータであるかは、やはり、人がそれを開いてみて初めて内容がわかり、分類ができるからです。
 
FAXの内容まで自動判別するのは流石に無理ですね。 
 
AIでも出来ないと思います。(^-^)
 
これでまた事務の省力化が進みました。
 
by IT 担当

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